Firma con riserva: cosa significa e perché tutela il tuo brand

Gestisci un'impresa specializzata nella produzione e spedizione di prodotti fragili, o comunque di un certo valore, e hai paura che il contenuto del pacco possa subire danni durante il trasporto? 

Consigliare ai propri clienti di firmare con riserva può tutelare non solo loro, ma anche l'azienda o l'e-commerce. 

Avendo un'attività, infatti, è di vitale importanza garantire che i prodotti giungano intatti e in condizioni ottimali, proprio come al momento della spedizione. 

Se invece la merce arriva danneggiata o inutilizzabile, ciò può riflettersi negativamente sulla reputazione del marchio: in caso di problemi, è quindi giusto che chi ha causato il danno sia responsabile.

E grazie a questa precauzione, le leggi attuali permettono di richiedere un risarcimento al corriere nel caso in cui il prodotto subisca danni.

In questo articolo analizzeremo nel dettaglio la pratica di firmare un pacco "con riserva".

Imparerai quando e come farlo, i tuoi diritti come venditore e consumatore, e come proteggerti nel caso in cui il prezioso pacco che hai spedito al tuo cliente subisca danni durante la spedizione. 

Nel dettaglio tratteremo i seguenti punti:

• Accettare con riserva: qual è il significato?

• Quando si dovrebbe applicare una firma con riserva

• Come firmare con riserva

• I diritti del consumatore

• Come la firma con riserva influisce sulle spedizioni

• Domande frequenti sulla firma con riserva

• Quali imballaggi devi utilizzare per spedire in sicurezza

Accettare con riserva: significato?

Ma quindi, nel dettaglio, cosa significa accettare con riserva?

Accettare un pacco con riserva implica che il consumatore che ha effettuato un acquisto può decidere di esaminare il pacco successivamente alla consegna e, se vi sono danni dovuti al trasporto, sarà responsabilità del corriere risolverli.

In poche parole, quando si firma con riserva per un pacco, si sta essenzialmente dichiarando che si accetta il pacco, ma con alcune condizioni, che si riferiscono principalmente alle condizioni fisiche del pacco stesso.

È fondamentale distinguere tra una riserva generica (che non ha valore legale) e una specifica.

Nel secondo caso, quello su cui vogliamo concentrarci, è essenziale indicare il motivo per cui si accetta il pacco con riserva.

Questa indicazione va apposta accanto alla firma o nello spazio dedicato sul bollettino di consegna cartaceo (o PAD elettronico), specificando ad esempio "con riserva per danneggiamento dell'imballo" o "con riserva per imballaggio aperto".

Questa tutela è di grande importanza poiché, nella maggior parte dei casi, quando un corriere effettua la consegna di un prodotto, non c'è il tempo per ispezionare immediatamente il contenuto della scatola o della busta. 

In base all'articolo 1693 del Codice Civile “il vettore è responsabile della perdita e dell'avaria delle cose consegnategli per il trasporto, dal momento in cui le riceve a quello in cui le riconsegna al destinatario”, a meno che possa dimostrare che i danni o la perdita sono dovuti a uno dei seguenti motivi:

• caso fortuito
• dalla natura o dai vizi delle cose o dell’imballaggio
• dal mittente o dal destinatario

La difficoltà principale risiede nel fatto che il corriere consegna il prodotto in una scatola o busta sigillata, rendendo impossibile un controllo visivo immediato.

Poiché spesso, al momento della consegna, è difficile valutare l'integrità di un prodotto ricevuto sigillato (a meno che la confezione non sia chiaramente danneggiata o aperta), è fondamentale sapere che è possibile utilizzare la "clausola di riserva" per proteggere i propri diritti di consumatore.

Quando si dovrebbe applicare una firma con riserva

La firma con riserva è appropriata in situazioni ben specifiche. Ecco quando sarebbe meglio utilizzarla:

• Danneggiamenti visibili: se il pacco presenta danni evidenti o sembra essere stato manomesso durante il trasporto, è il caso, senza dubbio, di firmare con riserva. Questi danni possono includere ammaccature, strappi o qualsiasi tipo di deformità sulla confezione.
• Peso inaspettato: se il pacco sembra più pesante o più leggero di quanto ci si aspetta, potrebbe essere un segnale di problemi. Ad esempio, potrebbe essersi verificata una perdita di contenuto.
• Suoni sospetti: se si notano suoni strani quando si agita il pacco o quando lo si scuote, può indicare che il contenuto potrebbe essere danneggiato. 
• Consegna ritardata: se il pacco è stato consegnato in ritardo e si teme che ciò possa aver causato danni, non si deve esitare a utilizzare la firma con riserva.

Come firmare con riserva

Firmare con riserva è un processo relativamente semplice, ma è essenziale farlo nel modo corretto per garantire che i diritti dei tuoi clienti siano protetti. Ecco come farlo:

• Esaminare il pacco: prima di accettare il pacco, esaminare attentamente la confezione da ogni angolazione. Cercare eventuali danni visibili, ammaccature, strappi o qualsiasi anomalia.
• Comunicare con il corriere: se si notano problemi sulla confezione, comunicare immediatamente con il corriere. Esprimere le proprie preoccupazioni e indicare chiaramente ciò che si è osservato.
• Firmare con riserva: se il corriere consente di firmare con riserva, assicurarsi di scrivere chiaramente la parola "RISERVA" accanto alla propria firma.
• Fotografare il pacco: è una buona idea scattare alcune foto del pacco danneggiato o delle anomalie riscontrate. Queste foto possono essere utili come prova in seguito.

I diritti del consumatore

Firmare con riserva è un passo importante per proteggere i diritti del consumatore. 

Ecco cosa è importante sapere:

• Diritto alla verifica: firmando con riserva, si ha il diritto di verificare il contenuto del pacco non appena è possibile. Questo consente di accertarsi che il suo contenuto sia integro e non danneggiato.
• Diritto al reclamo: se, dopo aver aperto il pacco, si scoprono danni ai contenuti, si ha il diritto di presentare un reclamo al corriere o alla società di spedizioni. L’importante è farlo il prima possibile.
• Diritto al rimborso o alla sostituzione: se i danni sono significativi, si ha il diritto di richiedere un rimborso o una sostituzione, a seconda delle politiche del corriere o dell'azienda mittente.

Come la firma con riserva influisce sulle spedizioni

La pratica della firma con riserva ha poi anche un impatto sulle spedizioni e sulle aziende coinvolte.

Vediamo in che modo:

• Migliora la trasparenza: la firma con riserva aumenta la trasparenza tra il destinatario e il corriere. Ciò significa che è meno probabile che vengano nascosti danni o problemi durante la consegna.
• Forza la responsabilità: i corrieri sono più inclini a gestire i pacchi con attenzione quando sanno che i destinatari stanno prestando attenzione. Questo incoraggia una maggiore responsabilità.
• Riduce i costi delle aziende: anche se può sembrare un fastidio per le aziende, la firma con riserva in realtà aiuta a ridurre i costi a lungo termine. Prevenendo danni e reclami, le aziende risparmiano denaro e mantengono i clienti soddisfatti.

Domande frequenti sulla firma con riserva

1. Qual è la differenza tra firma normale e firma con riserva?

La differenza principale tra una firma normale e una firma con riserva è che, con la firma con riserva, si sta accettando il pacco ma con alcune condizioni. Queste condizioni si riferiscono a eventuali danni o anomalie sulla confezione del pacco.

2. Si deve pagare di più per firmare con riserva?

No, di solito non è richiesto alcun costo aggiuntivo per firmare con riserva. È un diritto che ha il consumatore per proteggersi da eventuali danni ai propri pacchi durante la spedizione.

3. Cosa succede dopo aver firmato con riserva?

Dopo aver firmato con riserva, il consumatore deve aprire il pacco il prima possibile per verificare se ci sono danni ai contenuti. Se si notano danni, si deve contattare il corriere o l'azienda mittente per avviare il processo di reclamo e, se necessario, richiedere un rimborso o una sostituzione.

Quali imballaggi devi utilizzare per spedire in sicurezza

Vuoi cercare di assicurare il tuo packaging per evitare eventuali danni durante il trasporto?

Certamente l’arrivo di un pacco intatto non dipende dal venditore, ma quest’ultimo può assicurare al massimo i suoi prodotti all’interno di un imballaggio sicuro

Ci sono infatti dei packaging ideati appositamente per spedire la propria merce in sicurezza.

Eccone alcuni che puoi trovare nel nostro shop:

1. Scatola per spedizioni: affidabile per gestire la consegna al negozio di merci voluminose;
2. Scatola per ecommerce: struttura resistente e due strisce adesive per sigillare e risigillare la scatola in un batter d’occhio;
3. Nastro adesivo: ideale per assicurare gli invii tramite corriere;
4. Riempitivi: per proteggere al meglio i tuoi prodotti all’interno della scatola postale, puoi scegliere tra carta nido d’ape, paglietta riempitiva in carta, trucioli di legno, imbottitura protettiva Flexi-Hex® e patatine per imballaggio completamente biodegradabili.

Per riassumere

Firmare con riserva è un passo importante per proteggere i diritti del consumatore in quanto destinatario di pacchi. 

Questa pratica offre ai tuoi clienti un'opportunità per verificare che il proprio pacco sia integro e non danneggiato. 

Seguire questa procedura può aiutare il consumatore a evitare inconvenienti futuri e per te è una garanzia di far arrivare ai tuoi clienti i prodotti ordinati in condizioni ottimali, mantenendo intatta la reputazione del tuo brand. 

Quindi, mantieni la tua trasparenza, utilizza un packaging idoneo e sicuro per la spedizione dei tuoi prodotti e informa i consumatori dei loro diritti: la firma con riserva, quando necessaria, è una tutela per te e per i tuoi clienti.